Los datos que entregas a un proveedor
siguen siendo tu responsabilidad.
Tu sistema de remuneraciones, la nube donde guardas los archivos, la agencia que manda tus correos: todos tratan datos de personas por encargo tuyo. Necesitas un contrato con cada uno, saber qué medidas de seguridad tienen y registrar si los datos salen del país.
Quién tiene tus datos, y en qué estado está cada uno
Cada proveedor queda unido a los tratamientos del registro en los que participa.
Filtra el listado como lo haría el DPO| Proveedor | Qué hace con los datos | Contrato de encargo | Dónde están los datos | Revisión |
|---|---|---|---|---|
| Sistema de remuneracionesPersonas | Procesa sueldos y liquidacionesDatos de identidad y bancarios | Firmado | Chile | Al día |
| Nube de archivosToda la organización | Almacena documentos internosVarios tipos de datos | Firmado | Estados UnidosRequiere respaldo para el envío | Vence en 40 días |
| Plataforma de envío de correosMarketing | Envía campañas a clientesNombre y correo | Sin firmar | IrlandaRequiere respaldo para el envío | Pendiente |
| Portal de empleoPersonas | Recibe postulacionesCurrículums y datos de contacto | Firmado | Chile | Al día |
| Servicio de exámenes preocupacionalesPersonas | Realiza evaluaciones de saludDatos sensibles | Firmado | Chile | Revisión reforzada |
Control real, no una carpeta de contratos
Contrato de encargo listo
Plantilla con las cláusulas que la ley exige, adaptada al tipo de servicio, para firmar electrónicamente desde el sistema.
Cuestionario al proveedor
El proveedor responde por su cuenta qué medidas de seguridad tiene. Las respuestas quedan como evidencia, con fecha.
Envíos al extranjero registrados
Cuando los datos salen de Chile, el sistema marca que se necesita un respaldo para ese envío y no deja el caso a medias.
Unido al registro
Sabes al instante qué tratamientos dependen de cada proveedor. Si mañana hay que cambiarlo, sabes qué se ve afectado.
Avisa antes de que venza
Contratos por vencer, revisiones pendientes y proveedores nuevos sin evaluar aparecen en el panel del responsable.
Cierre del acceso
Cuando termina un contrato, queda registrado que el proveedor devolvió o eliminó los datos. Eso es lo que evita brechas por cuentas olvidadas.
La mayoría de las brechas entra por un tercero
Y ante la ley, la organización responsable sigues siendo tú.